इस तरह बना सकते हैं अपना आटोमेटिक टूल, काम करने में होगी आसानी

नई दिल्ली (जेएनएन)| माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल, पावरप्वाइंट आदि में एक फीचर है- मैक्रो। असल में यह एक छोटा-सा सॉफ्वेयर टूल जैसा है, जिसे कोई भी यूजर खुद ही बना सकता है। अगर आपको कोई प्रक्रिया बार-बार करनी पड़ती है, तो आप मैक्रो बना सकते हैं, जो वह काम आपके लिए खुद करता रहेगा। हर बार लंबी
प्रक्रिया पूरी करने की बजाय आपको अगर कुछ करना होगा, तो बस एक माउस क्लिक। मान लीजिए, आपको बार-बार कुछ ऐसे पत्र भेजने पड़ते हैं, जिनकी ऊपर और नीचे की सामग्री समान रहती है। हर बार टाइप करने या कहीं से बार- बार कॉपी, पेस्ट करने की बजाय आप मैक्रो का इस्तेमाल कर सकते हैं।

असल में मैक्रो एक ऐसी सुविधा है, जो वर्ड, एक्सेल, पावरप्वाइंट आदि में यूजर द्वारा अंजाम दी जाने वाली किसी भी प्रक्रिया को ठीक उसी तरह, ऑटोमैटिक ढंग से दोहराने में सक्षम है। जब आप कोई मैक्रो बनाना शुरू करते हैं, तो आपके द्वारा पूरी की जाने वाली हर प्रक्रिया को रिकॉर्ड कर मैक्रो की शक्ल में सहेज लिया जाता है, भले ही वह प्रक्रिया दस सेकंड की हो या दस मिनट की। समझिए कि
पूरी प्रक्रिया एक छोटे से आइकन में कैद हो गई। अब जब चाहें, जहां चाहें, एक क्लिक में वही काम फिर से पूरा कर डालिए।

कैसे बनता है मैक्रो
मान लीजिए आपको अपनी फर्म, स्कूल या किसी भी संगठन का लेटरहैड बनाना है। आमतौर पर लोग एक लेटरहैड बनाकर उसकी फॉर्मेटिंग को कॉपी पेस्ट करके इस्तेमाल करते हैं। लेकिन मैक्रो यह काम बहुत आसान बना देता है।

• एक नया वर्ड डॉक्यूमेंट बनाइए। वर्ड के रिबन में व्यू मेन्यू पर जाकर जहां मैक्रोज लिखा है, उसके नीचे बने छोटे से तीर के निशान पर क्लिक कीजिए। अब रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक कीजिए। एक छोटा-सा बॉक्स खुलेगा, जिसमें आप अपने मैक्रो को एक नाम दे सकते हैं।
• इसी बॉक्स में नीचे आप बता सकते हैं कि यह मैक्रो सिर्फ इसी दस्तावेज में इस्तेमाल होना है या इसका प्रयोग दूसरे दस्तावेजों में भी किया जा सकता है। यहां ‘ऑल डॉक्यूमेंट्स’ पहले से सलेक्ट होगा, उसे यूं ही रहने दीजिए। यहां आपसे पूछा जाएगा कि इस मैक्रो को चलाने के लिए माउस का इस्तेमाल करना चाहते हैं या कीबोर्ड का। ’
• जब आप माउस क्लिक को चुनेंगे तो एक बॉक्स खुलेगा, जिसमें आपको सुविधा दी जाएगी कि आप चाहें तो अपने मैक्रो को क्विक एक्सेस टूलबार में जोड़ सकते हैं। यह वर्ड, एक्सेल, पावरप्वाइंट में सबसे ऊपर बायीं ओर दिखने वाला टूलबार है, जिसमें चुनिंदा फीचर्स के आइकन होते हैं।
• अब जो बॉक्स खुलता है, उसमें दो खाने दिखाई देंगे। आपका मैक्रो बायीं ओर के खाने में है। बीच में दिया गया बटन दबाकर इसे दायीं ओर के खाने में ले जाइए।
• अपने मैक्रो को सलेक्ट कीजिए और नीचे दिए मॉडिफाइ बटन पर क्लिक कीजिए। इससे एक बॉक्स खुलेगा, जिसमें बहुत सारे आइकन दिखाई देंगे। इनमें से जिसे चुनेंगे, वह आपके मैक्रो का आइकन बन जाएगा। आप देखेंगे कि आपका मैक्रो क्विक एक्सेस टूलबार में शामिल हो गया है।

मैक्रो में मनचाही प्रक्रिया को रिकॉर्ड करना

• अब आप जो भी करेंगे, वह प्रक्रिया आपके मैक्रो के भीतर रिकॉर्ड होने लगेगी। इन्सर्ट मेन्यू में जाकर
• हैडर नामक बटन के पास क्लिक कीजिए। अब ब्लैंक नामक विकल्प को चुन लीजिए। इससे आपके दस्तावेज के हैडर में प्लेसहोल्डर बन जाएगा, जहां आप अपनी फर्म का लोगो और नाम आदि लिख सकते हैं।
• इन्सर्ट मेन्यू में क्लिक करके पिक्चर्स पर क्लिक कीजिए और अपने कंप्यूटर में रखा लोगो चुन
• लीजिए। यह हैडर में शामिल हो जाएगा। अब अपनी फर्म का नाम मनचाहे फॉन्ट और आकार में टाइप कर लीजिए और उसके नीचे पता, फोन नंबर, ईमेल एड्रेस आदि छोटे फॉन्ट में लिख लीजिए।
• हैडर को बंद कर दीजिए और फिर से व्यू मेन्यू में जाकर मैक्रोज के पास दिए तीर के निशान को क्लिक कीजिए और अब ‘स्टॉप रिकॉर्डिंग’ पर क्लिक कीजिए। आपका मैक्रो बनकर तैयार है। अब नया पेज खोलिए और क्विक एक्सेस बार में बने अपने मैक्रो के निशान पर क्लिक कीजिए। आप देखेंगे कि आपकी फर्म का लेटरहैड अपने आप बन गया है। जितनी बार, जितने दस्तावेजों में चाहें, आप इस मैक्रो का इस्तेमाल कीजिए।