दूसरे कार्यालय में फाइल भेजने से पहले मूवमेंट रजिस्टर में जरूर दर्ज करें : शर्मा

- कुवि में कार्यरत क्लर्कों के लिए रिफ्रेशर कोर्स का दूसरा दिन संपन्न जागरण संवाददाता, कुरुक्षेत्र : विजिलेंस विभाग से सेवानिवृत्त अधिकारी मेघराज शर्मा ने कहा कि क्लर्को को आफिस नोट को ध्यान पूर्वक पढ़ने की आदत विकसित करनी चाहिए। नोट को ध्यान से पढ़ने पर नोटिस बनाते समय गलती की संभावना कम हो जाती है। इतना ही नहीं किसी भी फाइल को दूसरे कार्यालय में भेजने से पहले उसे मूवमेंट रजिस्टर जरूर दर्ज करें। इसके साथ ही इसकी जानकारी व्यक्तिगत डायरी में भी दर्ज करें।

उन्होंने यह बात मंगलवार को कुरुक्षेत्र विश्वविद्यालय के फैकल्टी लाज में क्लर्कों के लिए आयोजित रिफ्रेशर कोर्स में कही। उन्होंने कहा कि इस तरह की सावधानियां बरतने से जरूरत पड़ने पर तुरंत फाइल के मूवमेंट का पता चल जाता है। उन्होंने कहा कि नोट पैराग्राफ में दिया जाना चाहिए व उस पर पूर्ण हस्ताक्षर के साथ दिनांक, माह व वर्ष अंकित किया जाना चाहिए। मौखिक चर्चा को भी फाइल में दर्ज किया जाना चाहिए। नोटिग का प्रत्येक पृष्ठ क्रमांकित हो, नोटिग में विषय से संबंधित स्पष्टता, पूर्णता, संक्षिप्तता एवं अर्थपूर्णता होनी आवश्यक है। नोटिग में किसी भी बात को बार-बार नहीं दोहराना चाहिए व नोटिग बनाने के बाद उसे दोबारा ध्यानपूर्वक पढ़ना भी चाहिए।

इसके साथ ही उन्होंने आफिस मीटिग की कार्यवाही के बारे में बताया कि इसकी अध्यक्षता, स्थान, उपस्थित अधिकारी व पिछली बैठक का हवाला देते हुए प्रस्तावों में संशोधन और कौन-कौन से प्रस्ताव पास हुए इसका विवरण भी नोट करना चाहिए। उन्होंने कहा कि अच्छी नोटिग की अनिवार्यता के लिए नोट का संक्षिप्त होना, मुख्य बिदु पर केंद्रित, नियमों का उल्लेख, उचित पैराग्राफ में विभाजित, अवलोकन एवं अधिकृत नोटिग शीट पर विषय को दर्ज करना जरूरी है।

पहले बैच में 100 क्लर्को को दिया प्रशिक्षण

रिफ्रेशर कोर्स के नोडल आफिसर एवं परीक्षा नियंत्रक डा. अंकेश्वर प्रकाश ने कहा कि रिफ्रेशर कोर्स के पहले बैच में 100 क्लर्कों को प्रशिक्षण दिया जा रहा है। उन्होंने कहा कि नोटिग एवं ड्राफ्टिग से किसी भी कार्यालय के काम की शुरुआत होती है। उन्होंने कहा कि प्रदेश सरकार के निर्देशानुसार विवि में कार्यरत सभी गैर-शिक्षक कर्मचारियों के लिए यह रिफ्रेशर कोर्स आयोजित किया जा रहा है। कोर्स को-आर्डिनेटर डा. सुनील ढुल ने कहा कि कार्यालय कार्यों के लिए कर्मचारियों का अप-टू-डेट रहना बहुत आवश्यक है। रिफ्रेशर कोर्स में मंच संचालन वर्षा ने किया। रिफ्रेशर कोर्स के सफल आयोजन में स्थापना शाखा के सहायक मनदीप शर्मा, लिपिक वर्षा, सौरभ दहिया व मोहित शारदा ने सहयोग किया।