Stay Home Stay Empowered: सफल वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए अपनाएं ये 12 टिप्स

नई दिल्ली, विनीत शरण। वर्क फ्रॉम होम अब ऑफिस के काम का नया रूप बन चुका है। वर्क फ्रॉम होम में वीडियो कॉलिंग के लिए Zoom, Skype, FaceTime, Google Duo, Facebook Messenger, Google Hangouts जैसे ऐप का जमकर इस्तेमाल हो रहा है। इन ऐप के सहारे वर्चुअल मीटिंग ने व्यक्तिगत मीटिंग की जगह ले ली है। हालांकि, गृह मंत्रालय ने Zoom ऐप का इस्तेमाल करने के मामले में सुरक्षा उपाय बरतने की सलाह भी दी है। इस बीच कुछ कर्मचारियों को वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में मुश्किल भी आ रही है। हम आज आपको कुछ टिप्स बताएंगे, जिनसे आप अच्छी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग करके अपनी प्रोडक्टिविटी बढ़ा सकते हैं।

1. वेल ड्रेस्ड रहें

वीडियो कॉल के दौरान अच्छे से कपड़े पहनें। जैसे ऑफिस में आप ट्राउजर पहनते हैं, ठीक वैसे ही कपड़े पहनें। खुद को प्रजेंटेबल लुक दें। इससे आप आत्मविश्वास के साथ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में हिस्सा ले पाएंगे।

2. कैमरा एंगल को चेक करें

कोविड-19 के चलते इस लॉकडाउन के दौरान कई लोग पहली बार लैपटॉप पर काम कर रहे हैं। कई लोग पहली बार वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में हिस्सा ले रहे हैं। इसलिए वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग में हिस्सा लेने से पहले अपने कैमरे के एंगल को चेक कर लें। लैपटॉप को किताबों के ऊपर रखकर ऊंचा भी कर सकते हैं। इससे लैपटॉप के कैमरे का एंगल आपके चेहरे की सीध में हो जाएगा।

3. सभी टूल्स को टेस्ट कर लें

अगर आपने वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के टूल को इस्तेमाल नहीं किया है तो महत्वपूर्ण वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग से पहले इन टूल का इस्तेमाल कर लें। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के ज्यादातर एप्स में आधारभूत चीजें एक सी होती हैं, लेकिन कुछ चीजें अलग जरूर होती हैं। इसलिए एप को समझ लें। अपनी सेटिंग को चेक कर लें। देख लें कि माइक्रोफोन ऑन है या नहीं और आपका कैमरा काम कर रहा है या नहीं।

4. इंटरनेट कनेक्शन चेक करें

महत्वपूर्ण कॉल से पहले इंटरनेट कनेक्शन की स्पीड चेक कर लें। पुष्टि कर लें कि कनेक्शन अच्छा है या नहीं। घर में इंटरनेट का वायर कनेक्शन या वायरलेस राउटर के पास की जगह की स्पीड अच्छी होती है। मोबाइल के इंटरनेट कंनेक्शन के जरिए इतनी अच्छी स्पीड नहीं मिल पाती है कि अच्छी वीडियो चैट हो सके। वहीं, जब आप वीडियो कॉल पर हों तो सुनिश्चित करें कि आपके घर में इंटरनेट का कोई और इस्तेमाल न हो रहा हो। खासकर, कॉल के दौरान कोई भारी-भरकम डाउनलोडिंग न होने दें।

5. जब जरूरी हो तो आवाज म्यूट और कैमरा बंद कर लें

वीडियो कॉल की हर सेवा और एप में माइक्रोफोन या कैमरा ऑफ करने का ऑप्शन होता है। वीडियो कॉल करने से पहले टेस्ट कर लें कि यह फंक्शन कहां पर है। अगर आप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के मुख्य वक्ता नहीं हैं तो अच्छा होगा कि आप खुद को म्यूट रखें, जब तक कि आपको बोलने की जरूरत न हो। यह भी ध्यान रखें कि आपके घर की कोई बैकग्राउंड आवाज न आ रही हो। ये बैकग्राउंड की आवाज आपको हास्यास्पद स्थिति में डाल सकती है।

6. लाइटिंग बेहतर करें

वीडियो कॉल से पहले अपनी वर्किंग स्पेस की लाइटिंग चेक कर लें। वीडियो कॉल में किसी टीवी स्टूडियो की तरह शानदार लाइटिंग की उम्मीद नहीं की जाती है, लेकिन आप अतिरिक्त रोशनी की व्यवस्था तो कर ही सकते हैं। आप एक या दो लैंप जला लकते हैं। अच्छी रोशन के लिए खिड़की के पास न बैठें, क्योंकि कैमरा आपके पीछे की रोशनी पर फोकस हो जाएगा और आपका चेहरा परछाई में दिखेगा।

7. हेडसेट पहनें

ज्यादातर लोग हेडफोन का इस्तेमाल तो करते हैं, लेकिन माइक्रोफोन के लिए कंफ्यूटर पर निर्भर रहते हैं। ऐसे में जब आप वीडियो कॉल करते हैं तो आपके को-वर्कर्स को आपके घर की आवाजें भी सुनाई देती हैं। इससे बचने के लिए यूएसबी हेडसेट ले सकते हैं, जिसमें हेडफोन और माइक्रोफोन दोनों होते हैं। इस हेडसेट में आपका माइक्रोफोन सिर्फ आपकी आवाज पिक करेगा।

8. पेट्स को बाहर रखें

कोशिश करें कि जब आप वीडियो कॉल पर हों, तब आपका पालतू जानवर आपके आसपास न हो। वरना, वह आपके फ्रेम में आ सकता है और दूसरे लोगों का ध्यान भंग कर सकता है। हालांकि, वीडियो कॉल फॉर्मल न हो तो यह पाबंदी नहीं है।

9. अपने बैकग्राउंड को व्यवस्थित करें

वीडियो कॉल करने से पहले अपने पीछे दिख रही चीजों को व्यवस्थित कर लें। ज्यादातर लोग कैमरा अपने बुककेस के सामने रखते हैं। यह अच्छा है, लेकिन देख लें कि किताबें ठीक से रखी हों। वहीं, साफ दीवारों को भी बैकग्राउंड के रूप में इस्तेमाल कर सकते हैं। कई एप्स में बैकग्राउंड ब्लॉक करने और रिप्लेस करने के विकल्प होते हैं। इससे आपकी वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग डिस्ट्रैक्शन फ्री हो जाती है।

10. पोस्चर और बॉडी लैंवेज

वीडियो कॉल के दौरान सामने वाले लोगों को ऐसा लगना चाहिए कि आप उनके सामने खड़े हैं और उनसे बात कर रहे हैं। इसके लिए आप आराम से बैठें। सीधे बैठें और कैमरे की ओर देखें। इससे सामने वाले लोगों को लगेगा कि आप उनकी ओर देख रहे हैं। लोगों की बातें ध्यान से सुनें। कुछ बोलने से पहले इंतजार करें कि सामने वाले की बात पूरी हो जाए। अच्छी तरह से बात करें। किसी को आप रूड और कठोर न लगें।

11. तैयारी करें

अगर आप वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के होस्ट हैं तो पूरी तैयारी करके रखें। चाहे कोई स्पीच हो या प्रजेंटेशन। जिस चीज का प्रजेंटेशन देना हो, उसकी सामग्री को पूरी तरह समझ लें। जिस चीज पर बोलना हो, उसकी स्क्रिप्ट और आउटलाइन लिखकर रख लें। लाइट, कैमरा, स्क्रीन शेयरिंग और एप को पूरी तरह टेस्ट कर लें।

12. कोई दुष्प्रयोग न हो

ध्यान रखें कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के दौरान मीटिंग ठीक से हो। कोई गड़बड़ी न करे। इस वक्त जूम के इस्तेमाल के दौरान कई अनजान लोगों की ओर से मीटिंग में समस्या खड़ी करने की कोशिश की बात सामने आई है। एप इन दिक्कतों को दूर करने की कोशिश कर रही है, लेकिन आप भी सतर्क रहें। सेटिंग चेंज करें, ताकि आपकी मैनुअल एप्रूवल के बिना कोई मीटिंग ज्वाइन न कर सके। आप कॉल को पासवर्ड से सुरक्षित करें।