नई दिल्ली, अनुराग मिश्र। इन दिनों सभी लोग घर से ऑफिस का काम कर रहे हैं। ऐसे में इस बात का महत्व बढ़ जाता है कि काम को कैसे बेहतर और व्यवस्थित तरीके से किया जाए। इसके लिए जरूरी है कि तकनीकी तौर पर खुद को मजबूत किया जाए। आपकी इन्हीं तकनीकी जरूरतों को समझते हुए आज हम कुछ ऐसे ऐप की बात कर रहे हैं, जिनसे ऑफिस के रोजमर्रा के कामकाज जैसे- मीटिंग, रोजाना के कम्युनिकेशन, डाक्यूमेंटेशन मैनेजमेंट आदि बेहद आसान हो जाते हैं।

मीटिंग में ये ऐप होंगे मददगार

दिन भर की टास्क और नए विचारों को तय करने के लिए मीटिंग करनी पड़ती है।

1. TeamViewer

इस टूल की मदद से आप डेस्कटॉप शेयरिंग, ऑनलाइन मीटिंग, बेव कांफ्रेंसिंग और डिवाइस के बीच फाइल ट्रांसफर कर सकते हैं। आम भाषा में कहें तो यह एक स्क्रीन शेयरिंग प्लेटफॉर्म है। इसमें आप घर बैठे अपने टीममेट्स यानी सहयोगियों का कंप्यूटर स्क्रीन शेयर कर सकते हैं। इसकी मदद से आप एक कंप्यूटर से दूसरे कंप्यूटर में फाइल ट्रांसफर कर सकते हैं। इसके लिए जरूरी है कि दोनों कंप्यूटर में TeamViewer होना चाहिए। जिस कंप्यूटर को आपको एक्सेस करना है, उसके यूजर की आईडी और पासवर्ड आपके पास होने चाहिए।

2. Zoom

मौजूदा समय में Zoom बड़ी टीम के साथ ऑनलाइन मीटिंग करने का शानदार विकल्प है। इसमें लोग अपनी मीटिंग को रिकॉर्ड और ब्रॉडकास्ट दोनों कर सकते हैं।

3. join.me

join.me में स्क्रीन शेयरिंग के साथ ऑडियो और वीडियो कॉलिंग की सुविधाएं भी हैं।

4. Google Hangouts

इस Hangouts में फ़ोटो, इमोजी आदि भी शेयर कर सकते हैं। फिलहाल यह नि:शुल्क है। इसमें आप किसी भी समय मित्रों को संदेश भेज सकते हैं, भले ही वे इस समय कनेक्ट न हों। इसका एक अन्य फीचर भी है। इसके तहत अगर आप बाद में रिस्पॉन्स करना चाहते हैं तो अपनी सूचनाओं को स्नूज करें। इसमें ये देख सकते हैं कि बीते समय में आपने किससे बात की। इसमें वीडियो कॉल और फोटो शेयर शामिल हैं। हैंगआउट ऑन एयर नाम के इस नए फीचर की मदद से गूगल प्‍लस में यूजर नौ लोगों से एक साथ वीडियो चैंटिंग कर सकता है। स्‍क्रीन में अपने प्रोजेक्‍ट, डॉक्‍स और प्रेजेंटेशन में दिखा सकते हैं। अगर दूसरी तरफ से कोई यूजर आपको ज्‍वाइन नहीं कर पा रहा है तो उसे एक क्लिक से इन्वाइट कर सकते हैं। हैंगआउट की मदद से आप अपनी बातों को एक वीडियो फाइल के रूप में रिकार्ड करके गूगल प्‍लस में शेयर कर सकते हैं। साथ ही यूजर ये भी जान सकता है कि कितने यूजर उस वीडियो का देख रहे हैं। हैंगआउट में आप अपने घर और बाहर दोनों जगह दोस्‍तों और घरवालों से कनेक्‍ट रह सकते हैं और उनसे वीडियो चैट कर सकते हैं। साथ ही आप अपने एंड्रॉएड फोन में गूगल प्‍लस मोबाइल एप्‍लीकेशन डाउनलोड कर हैंगआउट का प्रयोग भी कर सकते हैं।

5. Zoho

Zoho की मदद से आप वीडियो- ऑडियो कॉल, रियल टाइम कोलैब्रेशन, मैसेजिंग आदि कर सकते हैं। फिलहाल इसका प्रयोग फ्री है।

6. Microsoft Teams

Microsoft Teams के माध्यम से आप ग्रुप चैट कर सकते हैं। ग्रुप चैट में आप इमोजी, गिफ और स्टीकर भेज सकते हैं। Microsoft Teams में इस बात की सुविधा है कि 10 लोगों से 1000 लोग तक एक साथ मीटिंग में शामिल हो सकते हैं। इसके द्वारा आप डाक्यूमेंट्स, पावर प्वाइंट और एक्सेल को एडिट कर सकते हैं, साथ ही इसे शेयर भी कर सकते हैं।

रोजाना के कम्युनिकेशन और काम का प्रबंधन

1. Microsoft slack : स्लेक के माध्यम से फाइल औऱ डाक्यूमेंट्स को ट्रांसफर किया जा सकता है। स्लेक के द्वारा आप सीमित लोगों को मैसेज भेज सकते हैं। इसका पेड वर्जन बड़ी टीमों के लिए प्रयोग किया जा सकता है।

2. Telegram

Telegram एक क्लाउड बेस्ड इंस्टैंट मैसेजिंग सर्विस है। यह एक ऐसा मैसेंजर है, जिससे आप अपने परिवार और दोस्तों के साथ चैट कर सकते हैं। Telegram में टेलीग्राम ग्रुप्स, टेलीग्राम चैनल, टेलीग्राम बोट्स, टेलीग्राम स्टीकर आदि फीचर मौजूद हैं। Telegram के द्वारा आप फाइल और डॉक्यूमेंट्स भी भेज सकते हैं। इसमें सीक्रेट चैट की सुविधा होती है, जहां अपनी चैट को नष्ट कर सकते हैं। Telegram में इनक्रिप्शन की तीन लेयर होती हैं। एक साथ कई डिवाइस में इसका इस्तेमाल एक साथ किया जा सकता है।

3. Trello

Trello की मदद से आप चल रहे प्रोजेक्ट्स और कामों पर नजर रख सकते हैं। एक तरह से ये वर्चुअल रोस्टर है, जिसमें आप टीम मेंबर की टू डू लिस्ट बना सकते हैं। मसलन आप ये तय कर सकते हैं कि ये काम कितने समय में करना है। इसमें मेंबर काम होने के बाद काम के पूरा होने की रिपोर्ट भी दे सकता है। साथ ही काम के बारे में कोई टिप्पणी आदि भी दे सकता है। साथ ही आपको अलग-अलग प्रोजेक्ट के लिए अलग-अलग बोर्ड मिलते हैं। इसमें आप यह भी तय कर सकते हैं कि किन संसाधनों को बेहतर कर प्रोजेक्ट को जल्द खत्म किया जा सकता है। इसमें आप कैलेंडर व्यू और मैप व्यू भी जोड़ सकते हैं।

4. Asana

Asana ऐप में आप टू डू लिस्ट, रिमाइंडर आदि का प्रयोग कर सकते हैं।

5. Monday.com

इस ऐप के माध्यम से आप सबको रियल टाइम अपडेट दे सकते हैं। सही व्यक्ति से तुरंत संपर्क साध सकते हैं। अपने फेवरेट टूल को सिंक कर सकते हैं। इस बात को जान सकते हैं कि मौजूदा समय में आपके काम की स्थिति क्या है। अपने डेटा का विजुअल आकलन कर सकते हैं। आप टीममेट्स को उनके काम की प्रगति देखने के लिए बुला सकते हैं।

Posted By: Vineet Sharan

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