नई दिल्ली, जेएनएन। सुबह से आप लगातार ऑफिस का काम कर रहे हैं और सोचते हैं कि दोपहर में थोड़ा आराम कर लेता हूं, तभी एकाएक वीडियो मीटिंग शुरू हो जाती है। लंबी और थकाऊ मीटिंग। यह किसी एक कर्मचारी की नहीं, पिछले आठ महीने से वर्क फ्रॉम होम कर रहे लगभग सभी लोगों की कहानी है। माइक्रोसॉफ्ट के ह्यूमन फैक्टर्स लैब के शोधकर्ताओं ने वीडियो मीटिंग के दौरान बनने वाली मस्तिष्क तरंगों का अध्ययन किया और पाया कि "ज़ूम फटिग" (जूम मीटिंग से होने वाली थकान) एक हकीकत है। शोधकर्ताओं ने पाया है कि लोग वीडियो मीटिंग के दौरान स्क्रीन पर ज्यादा फोकस करते हैं और दूसरे लोगों की बाडी लैंग्वेज को समझ नहीं पाते हैं, जिससे उन्हें बातें समझने में दिक्कत होती है। इसलिए हम आज आपको जूम मीटिंग के विकल्प के बारे में बताने जा रहे हैं-

1. ईमेल लिखें

अगली बार जब आप वीडियो मीटिंग करने जाएं तो मेल पर पूरी जानकारी दें। खुद से भी पूछें कि क्या इस मेल से सारी बातों का जवाब मिल जाएगा और किसी के पास कोई सवाल नहीं होगा। ये जवाब पाने के बाद मेल कर दें। मेल में ये भी जरूर लिखें कि किसी के पास कोई सवाल हो तो वह आप से सीधे बात कर सकता है।

2. डायरेक्ट मैसेज करें

कई बार कैजुअल अपडेट या त्वरित प्रश्न पूछने के लिए ईमेल कम प्रभावशाली विकल्प होता है। इसलिए किसी को सीधे संदेश भेजने में संकोच न करें। भले ही वह व्यक्ति वरिष्ठ या दूसरे विभाग का व्यक्ति हो। याद रखें कि आप जिसे ईमेल कर सकते हैं, आप उससे चैट भी कर सकते हैं। हालांकि, यह चैट प्रोफेशनल होनी चाहिए और इमोजी और कैजुअल लैंग्वेज का इस्तेमाल न करें।

3. वीडियो रिकार्ड करें

अगर आपको लोगों को किसी चीज के लिए ट्रेनिंग देनी है तो हो सकता है कि आपको कई मीटिंग करनी पड़े, लेकिन आप अपनी ट्रेनिंग का वीडियो बनाकर इस थकाऊ प्रक्रिया से बच सकते हैं। अगर मीटिंग करनी भी पड़े तो ऐसे रिकार्डेड वीडियो पहले भेजकर मीटिंग के दौरान उठने वाले सवालों को कम किया जा सकता है। लूम (Loom), क्लाउडऐप (CloudApp), वीडयार्ड (Vidyard) और सोपबाक्स (Soapbox) कई फ्री टूल हैं, जिनसे आप अपनी स्क्रीन या अपनी वीडियो रिकार्ड कर सकते हैं।

4. टिकट क्रिएट करें

जब आपको किसी बग, एरर, फीचर या अपडेट के बारे में बताना हो तो आप जिरा टिकट (JIRA ticket) या गिटहब (GitHub ) या ट्रेलो कार्ड (Trello card) की मदद ले सकते हैं। इससे समस्या का समाधान करने में आसानी होगा।

5. एफएक्यू डॉक बनाएं

अगर आप को कई सामान्य सवालों के जवाब देने हैं तो कई लोगों से बात करने की जगह एक पेज वाला डॉक बना लें। इस डॉक को आप स्लेक और माइक्रोसाफ्ट टीम्स चैनल पर पिन कर सकते है, ताकि हर कोई इसे देख सके। वहीं, अपनी टीम के गूगल ड्राइव में भी इसे अपलोड कर सकते हैं।

6. थ्रेड चैट शुरू करें

सामान्य अपडेट पाने के लिए अपना कीमती वक्त बर्बाद न करें। हर बार स्टेटस जानने के लिए मीटिंग न करें। इसकी जगह आप किसी भी चैट एप पर थ्रेड शुरू कर सकते हैं।

7. डाक्यूमेंट मार्क करें

गूगल डाक्स के सजेस्टिंग और माइक्रोसाफ्ट वर्ड फाइल के ट्रैक चेंज फीचर को धन्यवाद दें। आप अपनी टीम के सदस्यों को यहां फीडबैक दे सकते हैं। प्रोजेक्ट ओवरव्यू में भी यह मदद करेगा।

8. सर्वे

किसी व्यक्ति से बात करने से ज्यादा फीडबैक सर्वे से मिलता है, क्योंकि कई बार लोग बात करने में कठिनाई महसूस करते हैं। गूगल फार्म्स, टाइपफार्म्स और सर्वे मंकी कुछ फ्री के विकल्प मौजूद हैं। वहीं किसी मुद्दे पर मंथन के लिए ऑनलाइन व्हाइट बोर्ड जैसे मिरो (Miro) और म्यूरल (MURAL) की मदद ली जा सकती है। यहां पर टीम के सदस्य नोट, इमेज, डाइग्राम, ड्राइंग, डॉक और जिफ सब कुछ शेयर कर सकते हैं।  

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