कैसे लिखें प्रभावी ई-मेल?

किसी व्यस्त एग्जिक्यूटिव या अधिकारी के पास हर दिन दर्जनों या सैकड़ों ई-मेल की बौछार होती है। ऐसे में यदि आप ई-मेल के द्वारा ऐसे किसी व्यक्ति के साथ अपने प्रोफेशनल रिश्ते की शुरुआत करते हैं और चाहते हैं कि वह आपके ई-मेल को नोटिस करे, तो सबसे पहले ई-मेल लिखने का प्रोफेशनल तरीका सीखना होगा। अच्छे तरीके से लिखा गया ई-मेल ध्यान से पढ़ा जाता है और इससे प्रोफेशनल फील्ड में आपकी तरक्की की संभावनाएं भी बढ़ जाती हैं। आपके द्वारा भेजा गया पहला ई-मेल ही किसी नए संस्थान या व्यक्ति से आपके रिश्ते की शुरुआत करता है, इसलिए आपको बहुत सावधानी से ई-मेल भेजना चाहिए और सबसे बड़ी बात यह है कि उसे अच्छे तरीके से लिखना आना चाहिए। हम आपको कुछ ऐसे टिप्स बता रहे हैं जिनसे आप अपने ई-मेल को प्रभावी बना सकते हैं:

सब्जेक्ट लाइन के साथ ही आकर्षण बढ़ाएं

सब्जेक्ट लाइन में आप किन शब्दों का इस्तेमाल करते हैं, उनसे यह करीब-करीब तय हो जाता है कि मेल खोला जाएगा या नहीं या कहीं उसे डिलीट तो नहीं कर दिया जाएगा। सब्जेक्ट लाइन में थोड़े और टु-द-प्वाइंट शब्दों का इस्तेमाल करें। अगर आपने सब्जेक्ट लाइन में हैलो या गुडमार्निग जैसे शब्दों का इस्तेमाल किया तो आपके ई-मेल को जंक फाइल में भेजा जा सकता है। इसकी जगह अगर आप यह लिखते हैं-रिक्वेस्ट फॉर फॉलो-अप टु टुडेज मीटिंग तो इस पर प्राप्तकर्ता का तत्काल ध्यान जाएगा।

नाम से संबोधित करें और स्पेलिंग का ध्यान रखें

आप जिसे ई-मेल भेज रहे हैं उसको नाम से ही संबोधित करें और भेजने से पहले उसके नाम की स्पेलिंग को क्रॉस-चेक करें। यदि किसी तरह का संदेह हो तो उनसे जुड़े किसी व्यक्ति को कॉल कर पूछ सकते हैं। आपने यदि पाने वाले का नाम ही गलत लिख दिया तो यकीन मानिए ई-मेल तत्काल डिलीट किया जा सकता है। आप किसी व्यक्ति से व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने की कोशिश कर रहे हैं, इसलिए उनके नाम का सही इस्तेमाल जरूरी है। चलताऊ किस्म के अभिवादनों से पूर्णतया बचें।

शब्दों से गर्मजोशी दिखे

ई-मेल का टोन गर्मजोशी वाला, दोस्ताना होना महत्वपूर्ण है। सरल बोलचाल की भाषा का इस्तेमाल करें और टेक्निकल ट‌र्म्स या जटिल शब्दों से बचने की कोशिश करें। अपने को प्रोफेशनल तरीके से, सही स्पेलिंग, पंक्चुएशन के साथ व्यक्त करें और किसी तरह के संकेतों का इस्तेमाल न करें।

शॉर्ट और स्पेसिफिक हो

इस बात का ध्यान रखें कि ई-मेल में कहानी पढ़ने का समय किसी के पास नहीं होता, इसलिए उसे संक्षिप्त रखने की कोशिश करें। साथ ही, यह बिल्कुल स्पेसिफिक हो, ताकि उसे पाने वाले को दिमाग न लगाना पड़े कि आखिर आप चाहते क्या हैं।

[जागरण फीचर]

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